Finanzas para restaurantes 101: guía práctica 2025 (México)

Dominar las finanzas para restaurantes es la diferencia entre sobrevivir mes a mes y escalar con margen positivo. Muchos propietarios cocinan increíble pero no saben si cada plato realmente deja dinero, cuántos pedidos necesitan para cubrir gastos o cuándo se quedará sin efectivo. Esta guía te entrega fórmulas, plantillas y acciones semanales para controlar costos, fijar precios que cierren, proyectar tu caja y medir rentabilidad real por canal.

Resumen rápido (30 segundos)

Cinco acciones que cambian tu operación:

1. Calcula tu food & beverage cost % cada semana — actualiza recetas y compara vs ventas para detectar fugas o mermas.
2. Mantén Prime Cost (COGS + Mano de obra) dentro del rango objetivo de tu formato; es el indicador #1 de salud operativa.
3. Conoce tu punto de equilibrio: cuántas ventas o pedidos/día necesitas para no perder; úsalo antes de abrir, bajar precios o lanzar promos.
4. Protege tu flujo de efectivo con proyección 13 semanas; anticipa huecos de caja por nómina, renta, impuestos o pagos de apps.
5. Mide margen por canal (salón, pick-up, delivery) y elimina promociones que no aporten contribución positiva.

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El mapa financiero del restaurante (en lenguaje simple)

Tres estados que debes leer

Las finanzas para restaurantes viven en tres documentos. No necesitas ser contador, pero sí entender qué te dice cada uno:

• Estado de resultados (P&L — Profit & Loss): Ventas menos todos los costos y gastos = utilidad (o pérdida). Te muestra si ganaste dinero en el período. Decisión clave: ¿Qué recortar o dónde subir precios?
• Flujo de efectivo (Cash Flow): Entradas vs salidas de dinero real. Puedes tener utilidad en papel pero cero en banco si tus clientes pagan a 30 días y tú pagas proveedores a 7. Decisión clave: ¿Cuándo necesito crédito o debo retrasar una compra?
• Balance general: Qué posees (activos: inventario, equipo, cuentas por cobrar) vs qué debes (pasivos: proveedores, créditos) = capital. Decisión clave: ¿Puedo invertir en expansión o debo sanear deuda?

CapEx vs OpEx

• CapEx (inversión de capital): Compras grandes que duran años — horno, cámara de refrigeración, mobiliario, POS. Golpean tu caja una vez pero se deprecian contablemente.
• OpEx (gasto operativo): Insumos, servicios, nómina, renta, servicios públicos. Salen cada semana/mes y van directo al P&L.

Ejemplo: Un horno de $80,000 es CapEx; la luz que usa ($1,200/mes) es OpEx.

Costos de alimentos y bebidas (COGS) sin dolor

COGS (Cost of Goods Sold) es lo que te costó producir lo que vendiste.

Fórmulas clave

COGS = Inventario inicial + Compras del período - Inventario final

Food Cost % = (COGS comida / Ventas comida) × 100

Beverage Cost % = (COGS bebida / Ventas bebida) × 100

Meta típica: Food cost 28–35 % (casual dining), 25–30 % (QSR); Beverage cost 18–24 % (alcohol), 10–15 % (café/refrescos). Esto varía por formato y ciudad.

Plantilla: Receta estándar con costo por porción

Precio de venta sugerido: $135–150 (salón) → Food cost 25–28 %.

Cadencia de conteos

• Café/barra: Inventario semanal (granos, licores, jarabes rotan rápido).
• Cocina: Quincenal o mensual, con conteo cíclico (15–20 % de SKUs cada semana) para no parar la operación.
• Acción: Actualiza costos de recetas antes de subir menú o lanzar promos.

Mano de obra y Prime Cost

Prime Cost combina los dos gastos más grandes y variables:

Prime Cost = COGS + Mano de obra total

Prime Cost % = (Prime Cost / Ventas) × 100

Meta saludable: 60–65 % (casual dining), 55–60 % (QSR). Por encima de 70 % la operación sangra.

Mano de obra completa

Incluye:

• Salarios base + horas extra
• IMSS, Infonavit, ISR (cargas patronales ~30–35 % sobre salario bruto)
• Propinas integrables (fijas, contrato) o variables (voluntarias, reparto)
• Beneficios (comida de personal, uniformes)

Labor % = (Mano de obra total / Ventas) × 100

Meta: 25–30 % (servicio completo), 20–25 % (QSR/fast-casual).

Plantilla: Costo de turnos

Acción: Ajusta turnos cuando Labor % suba de meta; usa ventas/hora por estación para medir productividad (RevPASH).

Margen de contribución y precios que sí cierran

El margen de contribución te dice cuánto queda después de costos directos del plato y del canal.

Margen de contribución ($) = Precio - (COGS + Empaque + Comisión/canal)

Margen de contribución % = (Margen de contribución / Precio) × 100

Tabla por canal (ejemplo: tacos de res)

Nota: IVA sobre comisiones varía; consulta con tu contador si es deducible o no según tu régimen.

Reglas de precio por canal

1. Salón/pick-up: Precio base; maximiza margen.
2. Apps delivery: Sube 10–20 % para compensar comisión + empaque; comunica "precio app" en menú digital.
3. Combos: Agrupa platos de alto margen (bebidas, postres) con anclas (proteínas); el combo puede tener margen global > 55 % aunque el plato solo sea 40 %.

Acción semanal: Revisa top 5 platos/canal; si margen % < 35 % en apps, ajusta precio o quítalo del menú externo.

Punto de equilibrio (breakeven) y capacidad mínima

El breakeven te dice cuánto debes vender para cubrir todos los costos fijos (renta, salarios base, servicios) y variables.

Punto de equilibrio (ventas $) = Costos fijos mensuales / (Margen contribución % / 100)

Pedidos/mes BE = Costos fijos / Margen contribución promedio por pedido

Pedidos/día BE = Pedidos/mes BE ÷ Días abiertos

Ejemplo numérico

Datos del restaurante:

• Costos fijos/mes: $120,000 (renta $35k, nómina fija $60k, servicios $15k, otros $10k)
• Margen contribución promedio: 55 %
• Ticket promedio: $250

Cálculo:

BE ventas = $120,000 / 0.55 = $218,182/mes

Pedidos/mes BE = $218,182 / $250 = 873 pedidos

Si abres 26 días/mes:

Pedidos/día BE = 873 ÷ 26 = 33.6 ≈ 34 pedidos/día

Tabla de escenarios (tickets distintos)

Acción: Si tus ventas están cerca del BE, no lances promos sin calcular si el volumen extra compensa la caída de margen.

Flujo de efectivo (cash flow) — tu oxígeno

Puedes tener utilidad en papel y quebrar por falta de efectivo. El cash flow 13 semanas proyecta entradas vs salidas reales para anticipar huecos.

Plantilla proyección 13 semanas (ejemplo simplificado)

Semáforos:

• 🟢 Verde: Saldo acumulado > $20,000
• 🟡 Amarillo: $5,000–$20,000 (advertencia)
• 🔴 Rojo: < $5,000 (riesgo crítico)

Señales de alerta

• Apps delivery: Pago 7–15 días después vs proveedores a 7 días → desfase de caja.
• Estacionalidad: Diciembre alto, enero bajo; proyecta conservador.
• Impuestos: IVA/ISR provisionales caen en fechas fijas; separa el efectivo antes.

Acción: Actualiza proyección cada viernes; si semana 5–8 están en rojo, renegocia plazo proveedores o ajusta inventario.

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Control operativo que mueve las finanzas

Inventarios y compras

• Par levels: Cantidad mínima/máxima por SKU para no romper stock ni sobre-inventariar.
• ROP (Reorder Point): Nivel que dispara pedido automático.
• Negociación con proveedores: Fill rate > 95 %, entregas 2–3/semana (perecederos), precios fijos trimestrales o cláusula de ajuste inflacionario.

Fórmula rotación:

Rotación de inventario = COGS anual / Inventario promedio

Meta: 12–24 veces/año (perecederos), 6–12 (secos).

Días de inventario = 365 / Rotación

Meta: 15–30 días (perecederos), 30–60 (secos).

Menú y mix de ventas

Usa ingeniería de menú para clasificar platillos:

Acción: Revisa mix trimestral; si "tractores" son > 30 % de ventas, subes precios o reduces porciones.

Delivery vs directo

• Apps: Úsalas para adquisición (visibilidad, cupones).
• Pedido directo (WhatsApp, web propia, QR): 0 % comisión; incentiva con puntos o descuento 5–10 %.
• Estrategia: Captura cliente en app → migra a directo con base de datos y remarketing.

Acción: Mide tasa de repetición 30 días por canal; si app = 15 % y directo = 45 %, invierte en CRM y notificaciones push.

Tablero de KPIs (mínimos para sobrevivir)

Acción semanal: Actualiza "Actual" cada lunes; asigna responsable y fecha límite para cerrar gaps críticos (> 5 % desviación).

Calendario financiero mensual (checklist)

Semana 1 (días 1–7)

• ✅ Cierre de inventario físico (café/bar) o cíclico (cocina).
• ✅ Calcular COGS y Food/Beverage Cost % del mes anterior.
• ✅ Comparar vs meta; identificar desviaciones > 3 %.

Semana 2 (días 8–14)

• ✅ Revisar Prime Cost % completo.
• ✅ Ajustar turnos si Labor % fuera de rango.
• ✅ Actualizar costos de recetas con precios nuevos de proveedores.

Semana 3 (días 15–21)

• ✅ Test A/B de precios o combos (1–2 platos).
• ✅ Proyectar compras semana 4 según par levels y ventas esperadas.
• ✅ Revisar cash flow 13W: ¿rojo en próximas 4 semanas?

Semana 4 (días 22–30/31)

• ✅ P&L preliminar: ventas, COGS, labor, utilidad.
• ✅ Decisión de promociones mes siguiente (margen mínimo 40 %).
• ✅ Autorizar compras CAPEX pequeñas (< $10k) si flujo verde.
• ✅ Tablero de KPIs: cerrar gaps con responsable.

Cierre trimestral (marzo, junio, septiembre, diciembre)

• ✅ Mantenimiento mayor (equipos, limpieza profunda).
• ✅ Renegociar contratos proveedores/servicios.
• ✅ Evaluar CAPEX grande (equipo, remodelación) vs capacidad de deuda/capital.
• ✅ Auditoría externa (opcional): inventarios, conciliación bancaria.

Plantillas y herramientas (descargables)

Descarga o adapta estas plantillas en Excel/Sheets:

1. P&L simplificado (mensual, por canal): Ventas | COGS | Labor | Gastos Op | Utilidad.
2. Receta estándar con rendimiento/mermas: Ingrediente | Precio/unidad | Cantidad | Costo | Merma %.
3. Margen por plato/canal: Precio | COGS | Empaque | Comisión | Margen $ | Margen %.
4. Breakeven: Costos fijos | Margen contrib. % | Ventas BE | Pedidos BE | Días.
5. Cash flow 13 semanas: Entradas | Salidas | Saldo | Semáforo.
6. Turnos y costo/hora: Puesto | Hrs | Salario+cargas | Costo turno | Labor %.
7. Par levels y ROP: SKU | Par min/max | Stock actual | Días cover | ROP.
8. Tablero de KPIs: KPI | Meta | Actual | Gap | Acción | Dueño | Fecha.

Tip: Vincula estas hojas con tu sistema POS/contable para actualización automática; herramientas como PoloTab integran ventas, inventarios y costos en tiempo real.

Errores comunes (y cómo evitarlos)

1. Fijar precios sin costo actualizado: Inflación o cambio de proveedor rompe tu margen. Solución: Actualiza recetas cada mes.
2. No medir margen por canal: Apps te descapitalizan si vendes al mismo precio que salón. Solución: Tabla de precios diferenciados.
3. Inventarios sin conteo cíclico: "Desaparece" 5–8 % de COGS por merma no registrada o robo. Solución: Cuenta 15–20 % de SKUs cada semana.
4. Prime Cost fuera de rango (> 70 %): Operación insostenible. Solución: Reduce turnos o negocia precios proveedores; si no funciona, sube precios menú.
5. Promociones sin tope ni ROI: "2×1" sin límite y sin medir si el volumen extra cubre la caída de margen. Solución: Limita promo a 50 combos/día, mide margen incremental.
6. Falta de proyección de caja: Crisis de liquidez evitable. Solución: Cash flow 13W con semáforos; renegocia antes de llegar a rojo.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cuál es un Prime Cost % saludable por tipo de restaurante?

• Casual dining / servicio completo: 60–65 %
• Fast-casual / QSR: 55–60 %
• Fine dining: 65–70 % (mayor labor por servicio, menores volúmenes)
• Cafetería/panadería: 50–58 % (bebidas con margen alto)

Si superas 70 %, la operación no es sostenible sin subsidio o volumen excepcional.

¿Cada cuánto debo contar inventario y actualizar costos?

• Café/barra: Semanal (rotación alta).
• Cocina: Quincenal o mensual + conteo cíclico semanal (15–20 % de SKUs).
• Actualización de costos de recetas: Mensual o cuando proveedor notifique cambio > 5 %.

¿Cómo precio para delivery sin perder margen?

1. Calcula costo completo: COGS + empaque + comisión app (25–30 %) + IVA sobre comisión.
2. Mantén margen contribución mínimo 35–40 %.
3. Sube precio app 10–20 % vs salón; comunica transparentemente ("precio incluye empaque y envío").
4. Ofrece combos exclusivos app con margen > 50 %.

¿Qué KPIs debo revisar cada semana?

• Food/Beverage Cost % (vs meta)
• Prime Cost %
• Labor % y ventas/hr por estación
• Margen contribución top 5 platos/canal
• Cash flow semanal (entradas vs salidas)
• OTIF delivery y cancelaciones

¿Cómo armo mi cash flow 13 semanas?

1. Entradas: Ventas semanales (histórico + estacionalidad), anticipos/eventos.
2. Salidas fijas: Nómina (quincenal/semanal), renta (mensual), deuda (fechas fijas).
3. Salidas variables: Proveedores (según compra semanal), impuestos (calendario SAT), servicios.
4. Saldo: Entrada - Salida = saldo semana; acumula para ver tendencia.
5. Semáforos: Verde > $20k, amarillo $5–20k, rojo < $5k.

Actualiza cada viernes; si semanas 5–8 en rojo, actúa hoy (renegocia, reduce inventario, posterga CAPEX).

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Conclusión y próximos pasos

Dominar las finanzas para restaurantes no requiere un MBA; requiere disciplina semanal y las herramientas correctas. Implementa estas cuatro acciones en los próximos 7 días:

1. Actualiza costos de recetas — Revisa tus top 10 platos; calcula COGS real con precios actuales de proveedores.
2. Calcula tu Prime Cost y punto de equilibrio — Usa las fórmulas; si Prime Cost > 65 % o ventas < BE, ajusta turnos o precios esta semana.
3. Arma tu tablero de KPIs y cash flow 13 semanas — Descarga plantillas, llena datos históricos, asigna responsables por KPI fuera de meta.
4. Prueba un combo de alta contribución — Plato estrella + bebida premium + postre; mide margen % por canal y escala si > 55 %.

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